Bawaslu Kabupaten Batang Gelar Rapat Pengelolaan Kearsipan, Perkuat Sinergi dan Tertib Arsip

Batang - Bawaslu Kabupaten Batang menggelar Rapat Pengelolaan Kearsipan bertema “Sinergi dan Koordinasi Pengelolaan Arsip” pada Rabu, 29 April 2026. Kegiatan ini bertujuan untuk memperkuat tata kelola arsip yang tertib, sistematis, serta mendukung akuntabilitas dan transparansi kelembagaan.

Dalam arahannya, Koordinator Divisi SDM, Organisasi, dan Diklat, Slamet Muarif, menegaskan bahwa arsip memiliki peran strategis sebagai rekam jejak sejarah organisasi. Menurutnya, arsip tidak hanya menjadi dokumentasi administratif, tetapi juga menjadi sumber informasi bagi generasi mendatang untuk memahami kinerja dan kontribusi lembaga di masa kini. Ia juga menekankan pentingnya prinsip-prinsip pengelolaan arsip, seperti autentisitas dan kepercayaan, ketertiban administrasi, penerapan prosedur standar, penggunaan klasifikasi, serta aspek retensi dan keamanan.

Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan pembukaan oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Batang, Mahbrur, yang menekankan pentingnya komitmen bersama dalam membangun sistem kearsipan yang lebih baik di lingkungan Bawaslu.

Pada sesi materi, Lutfiyah selaku Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Batang memaparkan bahwa setiap kegiatan kelembagaan menghasilkan arsip yang harus dikelola secara sistematis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ia menjelaskan bahwa peningkatan volume arsip yang tidak diimbangi dengan pengelolaan yang baik berpotensi menghambat efektivitas kerja serta menimbulkan risiko terhadap keamanan informasi.

Pengelolaan arsip di Bawaslu, lanjutnya, mengacu pada sejumlah regulasi, antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018, serta Peraturan Bawaslu Nomor 11 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip. Penataan arsip bertujuan untuk menciptakan kerapian fisik dokumen, memudahkan proses pencarian kembali, meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, serta mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan.

Namun demikian, masih terdapat sejumlah kendala dalam pengelolaan arsip, seperti belum adanya pemisahan yang jelas antara arsip aktif dan inaktif, sistem penyimpanan yang belum terstandar, kesulitan dalam proses temu balik arsip, serta belum optimalnya aspek keamanan informasi. Selain itu, kondisi eksisting menunjukkan bahwa unit kerja masih dipenuhi arsip dan belum didukung dengan ruang penyimpanan yang bersih dan steril.

Dalam kesempatan tersebut juga dibahas mengenai penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman dalam menentukan jangka waktu penyimpanan arsip, termasuk keputusan apakah arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Proses pemusnahan arsip dilakukan melalui tahapan yang terstruktur, mulai dari pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip, penyusunan daftar usul musnah, hingga pelaksanaan pemusnahan sesuai prosedur yang berlaku.

Sementara itu, Arifin Akhmad dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Batang menyampaikan bahwa salah satu tantangan utama dalam pengelolaan arsip adalah penumpukan dokumen yang belum disusutkan. Ia mendorong Bawaslu untuk segera melakukan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020, melalui mekanisme pengajuan, verifikasi fisik oleh dinas terkait, hingga proses serah terima yang dilengkapi dengan berita acara. Ia juga menekankan pentingnya identifikasi arsip secara rinci guna mempermudah proses pencarian dan pengawasan. Selain itu, pihaknya membuka kesempatan bagi Bawaslu untuk melakukan koordinasi dan berbagi pengetahuan di depo arsip.

Sebagai penutup, Lutfiyah menyampaikan bahwa arsip tidak seharusnya dipandang sebagai beban administratif semata. Ia mengajak seluruh jajaran untuk memaknai arsip sebagai bagian penting dari perjalanan organisasi. Dengan sudut pandang tersebut, pengelolaan arsip diharapkan dapat dilakukan dengan lebih optimal dan tidak menimbulkan kejenuhan.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Batang diharapkan mampu meningkatkan kualitas pengelolaan arsip secara berkelanjutan, serta memperkuat koordinasi antar unit kerja dalam menciptakan sistem kearsipan yang efektif dan profesional.